Целевое назначение документов

Типологическая классификация документов

Целевое назначение документов

Как известно,типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков. Типологический критерий также может быть положен в основу организации классификационных рядов документов.

Наиболее существенные типообразующие признаки для классификации документов — это целевое назначение документа, читательский адрес, характер информации или стиль изложения (жанр) произведения и др.

Целевое назначение документа — это обусловленность его потребностями той или иной сферы общественной деятельности: науки, производства, образования, управления и т. д.

Целевое назначение тесно связано со специфическими функциями, выполняемыми отдельным документом или совокупностью документов.

Так, целью выпуска документа может быть первичное изложение результатов научного исследования, популяризация научных знаний, систематизация знаний в целях обучения, облегчение поиска необходимых фактических сведений как общего, так и специального характера, отражение творческого наследия писателя и т. п.

В основу классификации можно положить типологизацию документов по следующим функционально-целевым установкам:

· • обеспечение управление обществом (официальный документ);

· • обеспечение научной информацией общества (научный документ);

· • обеспечение популяризации достижений науки, техники, производства, их истории (научно-популярный документ);

· • обеспечение процесса обучения и воспитания (учебный документ);

· • обеспечение производства (производственный документ);

· • обеспечение общества справочными данными (справочный документ);

· • обеспечение вторичной информацией общества о содержании источников первичной информации (информационный документ);

· • обеспечение ознакомления общества с содержанием художественных произведений (литературно-художественный документ).

Целевое назначение — важнейшая характеристика документа, в значительной степени определяющая его форму, композицию, стиль изложения и т. п.

Тесно связан с целевым назначениемчитательский адресдокумента.Читательское назначение документа — это предназначенность документа читателю (потребителю) определенного возраста, уровня общей и профессиональной подготовки. Так. научный документ рассчитан преимущественно на научных работников, учебный – на учащихся, студентов и т.д.

Читательское назначение определяет многие характеристики документа. Оно призвано обеспечить соответствие содержания и формы документа определенной читательской группе.

В зависимости от читательского адреса все документы делятся на две большие группы:1) по возрасту — документы, предназначенные для взрослых, детей и юношества; 2)по уровню общего и профессионального образования — документы, предназначенные для читателей-специалистов и неспециалистов (в данной области), учащихся, студентов и т. п. Отдельные типы документов имеют универсальный читательский адрес, т. е. рассчитаны на т. н. массового читателя: массово-политические, научно-популярные, справочные документы, художественная литература.

Важный признак, позволяющий выделить типологические черты документа — этохарактер информации, включающий в себя глубину разработки проблемы, предмет сообщения, стиль изложения материала, степень научности, нормативности и т. п.

Большинство этих признаков образуют понятие «форма сообщений (произведений)», весь массив которых делится на большие, средние и малые формы. В частности, к большим формам художественных произведений относят роман, драму, эпос; нехудожественных — монопроизведение.

Последнее может быть выпущено в формемонодокумента, содержащего одно произведение, либо в форме сборника, содержащего ряд произведений. Средние формы художественных произведений — повесть, поэма, эссе; нехудожественных — статья, очерк. Малые формы — рассказ, повесть, поэма, стих и т. д.

; реферат, тезисы, обзор, экспресс-информация и т. п.

Априорно установленное автором целевое назначение конкретного произведения (сообщения) должно сопрягаться с потребностями определенной сферы деятельности и запросами той группы читателей (слушателей и т. п.), для которых оно предназначается.

Так, в научном документе (отчет о НИР) содержатся первичные сообщения об открытии либо изложение, анализ, обобщение научных фактов (монография).

Тот же материал в учебном документе будет изложен в систематизированном и методически обработанном виде в соответствии с конкретными задачами обучения, в производственном — в виде специально разработанных инструкций, нормативов, правил, обязательных для выполнения.

Таким образом, на основе комплекса признаков образуются типы документов по которым строится общая, отвлеченная от отраслевой специфики, основная классификация документов. Между типами и видами документов существует тесная взаимосвязь, поэтому существуют трудности в их четком разграничении.

Однако только этими признаками классификации не исчерпываются. Уже сейчас их насчитывается около 300.

Среди них: классификация документа по степени плотности информации в единице объем,” документа, по объему, составу основного текста, структуре, языку, хронологии, социально-культурной ценности документа и т. д.

Кроме того, каждый вид документа, выделенный в самостоятельный классификационный ряд, имеет собственную внутреннюю дифференциацию, учитывающую специфику того или иного документа, а также задачи соответствующей сферы документно-коммуникационной деятельности.

Источник: https://studopedia.ru/16_117505_tipologicheskaya-klassifikatsiya-dokumentov.html

Виды документов по целевому назначению

Целевое назначение документов

В зависимости от целевого назначения, обслуживаемой сферы деятельности документы подразделяются на научные, научно – популярные, учебные, справочные, производственные, официальные, патентные, литературно-художественные и т.д.

Научные документы. Научные документы содержат результаты теоретических или экспериментальных исследований, раскрывают пути и характер научных изысканий, описывают методику и ход ведения исследований, прослеживают историю важнейших открытий, а также научно подготовленные к публикации памятники культуры и исторические документы.

Для них характерно наличие описательного фактического материала, полученного из научных наблюдений и экспериментов; теоретического материала, включающего гипотезы, научные теории и законы, а также мировоззренческое истолкование научных законов и теорий.

Ориентированы такие документы на ученых, специалистов данной отрасли.

Среди них выделяются:

· полные собрания сочинений классиков науки и техники;

· избранные труды выдающихся ученых;

· монографии – научные издания, содержащие полное и всестороннее исследование одной проблемы или темы и принадлежащие одному или нескольким авторам;

· тематические сборники, состоящие из статей различных авторов и посвящённых изложению нескольких вопросов по определенной теме;

· материалы съездов, конференций, симпозиумов.

Большое число научных документов относится и к группе неопубликованных. Среди т них особое место занимают диссертации и авторефераты к ним.

Научно – популярные документы – это совокупность произведений печати, в которых популяризируются научные знания, теории, законы. Но текст этих документов содержит, как правило, лишь основные элементарные вопросы теории.

По целевому назначению научно – популярные документы предназначены для читателей, не являющихся специалистами в данной области.

Официальные документы – это издания, публикуемые от имени государственных или общественных организаций, ведомств, учреждений и предприятий.

С точки зрения сферы своего действия официальные документы делятся на:

· документы, действующие на федеральном уровне;

· документы, действующие на уровне субъектов Российской Федерации ;

· документы, действующие в пределах отрасли;

· документы, действующие в пределах отдельной организации.

Среди официальных изданий особо место принадлежит правовым документам.

К ним относятся: Конституция РФ, конституции входящих в её состав республик, федеральные конституционные законы, федеральные законы, законы, принимаемые совместно с субъектами РФ, а также законы отдельных субъектов РФ, постановления, распоряжения, положения, обращения, заявления, приказы, разъяснения, инструкции и инструктивные письма, указания, международные и федеративные договоры, партийные документы (программы, уставы, манифесты, декларации).

На уровне отдельного учреждения, организации, предприятия выпускаются организационно – распорядительные документы.

Они содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, её компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, её подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и т.д.

Справочные документы. Справочные документы предназначены для получения кратких фактических данных по определённому вопросу.

Различают следующие группы справочных документов:

· универсальные и отраслевые энциклопедии;

· производственно – технические справочники;

· толковые словари;

· терминологические словари;

· двуязычные и многоязычные словари;

· нормативные справочники;

· статистические справочники;

· биографические справочники;

· биобиблиографические справочники;

· путеводители;

· справочники, рассчитанные на отдельные группы потребителей и т.д.

Учебные документы. Учебные документы обслуживают такие области общественной практики, как образование и воспитание. К ним относятся те издания, которые по своему содержанию и изложению отвечают потребностям в образовании и приспособлены для целей обучения в различного типа учебных заведениях.

Основными группами учебных изданий являются учебники и учебные пособия. Особая разновидность учебных изданий – сборники задач (упражнений).В данную группу входят также наглядные пособия, хрестоматии, практикумы, практические руководства.

Производственные и нормативно – производственные документы. Производственные документы отличает сугубо прикладной характер содержания, для которого характерно сочетание инструктивно – нормативных и справочных данных.

Документы этого вида весьма разнообразны по составу, целевому предназначению, сферам использования.

К ним относятся документы регламентирующие производственные процессы, документы на материальные ресурсы, средства труда и оборудования, промышленные каталоги, прейскуранты (прайс – листы).

Нормативно – производственные издания – это издания, устанавливающие нормы и требования к изделиям, технологическим процессам, системам управления и т.д. Они имеют обязательный или рекомендательный характер для регулирования производственной деятельности в пределах страны, конкретного ведомства, отрасли, отдельного предприятия. Прежде всего в эту группу входят стандарты.

Источник: https://megaobuchalka.ru/17/24273.html

Виды документов – классификация по назначению и по форме документирования – Помощник для школьников Спринт-Олимпик.ру

Целевое назначение документов

В сфере документации существует строгая иерархия видов и классов. Чем лучше вы ориентируетесь в них, тем увереннее и защищеннее будете чувствовать себя в жизни, профессии.

Что такое документ

По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.

Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.

Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).

Реквизитами  являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).

Документ без реквизитов не имеет юридической силы.

То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.

Рис. 1. Классификация и виды документов

Функции документов

Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.

Различают общие и специальные функции.

Общие

Общие функции характерны для всех видов:

  • информационная – закрепление, хранение, передача информации;
  • социальная – регулирует отношения человека и общества;
  • коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
  • культурная – служит памятником истории и культуры.

Специальные

Специальные зависят от области применения:

  • правовая – регулирует общественные правоотношения;
  • управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
  • исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
  • учетная – фиксация количественных характеристик;
  • познавательная – получение, передача знаний.

Виды документов

Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.

По способу документирования

Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:

  • письменного или печатного текста на бумажном носителе;
  • текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
  • чертежей, схем, планов, карт;
  • текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
  • аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.

По сфере использования

Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.

Организационно-распорядительные и нормативные документы

Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.

Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.

Финансово-бухгалтерские

Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.

Бухгалтерские документы подразделяются на:

  • распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
  • оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
  • учетные – табели, ведомости, отчеты;
  • комбинированные – расходный кассовый ордер.

Рис. 2. Функции документов

Научно-технические

Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.

Различают:

  • проектную документацию (ПД);
  • научно-исследовательскую (НД);
  • конструкторскую (КД);
  • технологическую (ТД);
  • патентную документацию (ПД).

По личному составу

Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.

Их делят на подгруппы:

  • учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
  • комплектование штата сотрудников;
  • формирование персонального рейтинга;
  • контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.

К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.

Отчетно-статистическая документация

Этот вид охватывает 3 уровня:

  • государственный;
  • ведомственный;
  • внутриучрежденческий.

Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.

Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:

  • входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
  • исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
  • внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).

По ограничению доступа

Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.

Здесь существуют такие разновидности:

  • открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
  • служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
  • секретные – с разной степенью ограничений доступа.
  • Важно! Различают 2 уровня секретности:

    • Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
    • Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).

    По происхождению

    Классификация по происхождению различает три вида документов.

    • Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
    • Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
    • Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.

    Рис. 3. Распорядительные документы

    По юридической значимости

    Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.

    • Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
    • Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
    • Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
    • Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически (+ проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.

    Классификация по форме изложения

    Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.

    • Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
    • Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
    • Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).

    Другие критерии классификации документов

    Возможны видовые разграничения:

  • По сложности:
    • Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
    • Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
  • По обязательности исполнения:
    • Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
    • Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
    • Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
  • По наименованию:
    • Приказы.
    • Письма.
    • Ходатайства.
    • Справки.
    • Заявления.
    • Постановления.
    • Решения.
  • Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов.

    Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.

    Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:

    Следующая

    Источник: https://Sprint-Olympic.ru/uroki/deloproizvodstvo/85623-vidy-dokymentov-klassifikaciia-po-naznacheniu-i-po-forme-dokymentirovaniia.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

      ×
      Рекомендуем посмотреть